Hồ Sơ Và Thủ Tục Vay Vốn Doanh Nghiệp Vừa Và Nhỏ Gồm Những Gì?

Doanh nghiệp đang gặp bài toán khó về xoay vòng vốn và bối rối trước hàng tá giấy tờ thẩm định tín dụng? Thủ tục vay vốn doanh nghiệp vừa và nhỏ bắt buộc phải có 5 nhóm hồ sơ cốt lõi: pháp lý, tài chính, hoạt động kinh doanh, tài sản đảm bảo và hồ sơ vay vốn. CB Bank hướng dẫn chi tiết từng loại chứng từ và quy trình thẩm định hồ sơ vay ngân hàng ngay dưới đây để giúp bạn tối ưu tỷ lệ phê duyệt.

Bạn đọc lưu ý: Thông tin mang tính tham khảo và chính sách có thể thay đổi theo thời kỳ. Khuyến nghị liên hệ trực tiếp ngân hàng để được tư vấn chính xác nhất.

Danh sách hồ sơ cần chuẩn bị

Căn cứ theo quy định chung của các tổ chức tín dụng, bộ hồ sơ vay vốn là cơ sở bắt buộc để ngân hàng đánh giá uy tín và năng lực thanh toán của người đi vay. Doanh nghiệp cần chuẩn bị chính xác các nhóm chứng từ cơ bản sau đây nhằm đảm bảo tính minh bạch cho quy trình thẩm định.

Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp

Hồ sơ pháp lý có vai trò chứng minh tư cách pháp nhân và năng lực hành vi dân sự hợp pháp của doanh nghiệp trước pháp luật.

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép thành lập, hoạt động, đầu tư, Quyết định thành lập theo loại hình doanh nghiệp.
• Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện nếu doanh nghiệp vay vốn là chi nhánh.
• Giấy phép hoặc giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh đối với doanh nghiệp hoạt động trong ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Tùy lĩnh vực, có thể cần bổ sung giấy phép xuất nhập khẩu và các giấy tờ khác theo quy định pháp luật.
• Điều lệ doanh nghiệp, bao gồm điều lệ được đăng tải trên website của Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội/TP.HCM, điều lệ cập nhật mới nhất và các văn bản sửa đổi, bổ sung nếu có.
• CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký hồ sơ tín dụng và các giấy tờ liên quan. Cần cung cấp bản sao mặt trước, mặt sau của giấy tờ còn hiệu lực; có thể bổ sung CMND/Hộ chiếu cũ nếu có.
• Sổ đăng ký thành viên góp vốn/Danh sách thành viên sở hữu từ 5% vốn điều lệ trở lên và có quyền biểu quyết tại thời điểm gần nhất. Trường hợp thông tin đã được thể hiện đầy đủ trên quy định báo cáo tài chính, hoặc doanh nghiệp là doanh nghiệp tư nhân/chủ sở hữu là cá nhân thì không cần cung cấp sổ đăng ký.
• Biên bản họp Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên về việc vay vốn tại ngân hàng. Trường hợp công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ, doanh nghiệp vay theo hình thức tín dụng hoặc doanh nghiệp Nhà nước thì không cần cung cấp giấy tờ này.
• Văn bản ủy quyền của người đại diện theo pháp luật nếu người ký hợp đồng vay vốn không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Hồ sơ tài chính

Hồ sơ tài chính giúp ngân hàng đánh giá tình hình kinh doanh và khả năng trả nợ của doanh nghiệp. Các giấy tờ chính gồm:

• Báo cáo tài chính: 2 năm gần nhất, gồm bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Doanh nghiệp doanh thu dưới 16 tỷ đồng chỉ cần báo cáo 1 năm; doanh nghiệp hoạt động dưới 2 năm cung cấp theo thời gian thực tế.
• Tờ khai thuế: 4 quý hoặc 12 tháng gần nhất. Nếu không nộp thuế qua mạng, cần bản giấy có xác nhận của cơ quan thuế.
• Sổ tổng hợp các khoản mục: Gồm phải thu, phải trả, hàng tồn kho và tài sản cố định. Doanh nghiệp sản xuất, xây dựng cần bổ sung sổ tài sản cố định.
• Sổ tổng hợp ngắn hạn/dài hạn: Thể hiện tài sản, khoản vay, công nợ, khoản phải thu và đầu tư tài chính; áp dụng với doanh nghiệp có báo cáo tài chính rút gọn theo quy định.

Hồ sơ hoạt động kinh doanh

Hồ sơ hoạt động kinh doanh được sử dụng để đối chiếu quy mô vận hành thực tế và tiến độ của các dự án đang triển khai.

• Hợp đồng với nhà cung cấp: 3 trong 5 nhà cung cấp lớn nhất; doanh thu dưới 16 tỷ đồng chỉ cần 2 hợp đồng. Có thể thay bằng đơn đặt hàng nếu hoạt động kinh doanh có đầu vào nhỏ lẻ hoặc đặc thù.
• Hợp đồng với khách hàng: 3 trong 5 khách hàng đầu ra lớn nhất; doanh thu dưới 16 tỷ đồng chỉ cần 2 hợp đồng. Có thể dùng đơn đặt hàng thay thế trong trường hợp phù hợp.
• Sao kê tài khoản ngân hàng: Tối thiểu 12 tháng gần nhất, đáp ứng ít nhất 50% doanh thu thuế; doanh nghiệp doanh thu dưới 16 tỷ đồng cần đáp ứng 70%. Có thể cung cấp sao kê chậm tối đa 1 tháng.
• Tiến độ công trình gần nhất: Áp dụng chủ yếu với doanh nghiệp xây lắp và một số doanh nghiệp có báo cáo tài chính từ 200–500 tỷ đồng thuộc lĩnh vực đóng tàu, bất động sản – hạ tầng, sản xuất và phân phối điện, năng lượng. Doanh nghiệp doanh thu dưới 16 tỷ đồng không cần cung cấp.

Hồ sơ tài sản đảm bảo

Hồ sơ tài sản đảm bảo bắt buộc áp dụng đối với các hình thức vay thế chấp nhằm thiết lập biện pháp bảo vệ rủi ro tín dụng cho ngân hàng.

• CCCD/Hộ chiếu của chủ tài sản thế chấp.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh nếu chủ tài sản là pháp nhân.
• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu/quyền sử dụng tài sản, như sổ đỏ/sổ hồng, giấy chứng nhận sở hữu công trình, giấy phép xây dựng, hợp đồng mua bán hoặc giấy tờ tương đương.
• Đối với phương tiện: Đăng ký xe và giấy đăng kiểm/chứng nhận an toàn kỹ thuật, bảo vệ môi trường (nếu có).
• Đối với tài sản tài chính: Chứng chỉ tiền gửi, sổ/thẻ tiết kiệm, hợp đồng tiền gửi, trái phiếu, tín phiếu…
• Hóa đơn, chứng từ thanh toán, tờ khai hải quan và các giấy tờ liên quan khác.
• Hồ sơ tài sản khác nếu doanh nghiệp sử dụng tài sản bổ sung để bảo đảm khoản vay.

Hồ sơ vay vốn

Hồ sơ vay vốn phác thảo chi tiết mục đích sử dụng nguồn tiền và phương án sinh lời cụ thể để ngân hàng thẩm định tính khả thi.

• Đơn đề nghị cấp tín dụng theo biểu mẫu ban hành sẵn của từng ngân hàng.
• Bản thuyết minh phương án sản xuất kinh doanh và kế hoạch phân bổ vốn vay.
• Nghị quyết, biên bản họp hoặc quyết định của hội đồng quản trị/cấp thẩm quyền thông qua việc thực hiện khoản vay.

Hồ sơ khác

Tùy thuộc vào đặc thù của từng ngành nghề hoặc chính sách kiểm soát rủi ro của từng gói vay, các ngân hàng sẽ yêu cầu bổ sung thêm các chứng từ chuyên biệt. Điển hình như chứng thư bảo lãnh cá nhân từ chủ doanh nghiệp hoặc các tài liệu đánh giá năng lực đặc thù khác.

Điều kiện để doanh nghiệp vừa và nhỏ vay vốn

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Thông tư 39/2016/TT-NHNN, tổ chức tín dụng chỉ xem xét phê duyệt giải ngân khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện vay vốn ngân hàng về pháp lý và tài chính nghiêm ngặt:

1. Tư cách pháp nhân hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ năng lực pháp luật dân sự, sở hữu Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp pháp và Điều lệ doanh nghiệp hoàn chỉnh.
2. Mục đích vay vốn minh bạch: Nguồn tiền giải ngân bắt buộc phải được sử dụng đúng mục đích kinh doanh, tuân thủ pháp luật và khớp với ngành nghề đã đăng ký.
3. Phương án sử dụng vốn khả thi: Kế hoạch triển khai dự án hoặc phân bổ dòng vốn vay phải thể hiện được tính hiệu quả, rõ ràng và có tính khả thi cao trên thực tế.
4. Năng lực tài chính vững vàng: Doanh nghiệp cần chứng minh được tình hình tài chính lành mạnh, đảm bảo đủ dòng tiền để thanh toán nợ gốc và lãi đúng hạn như cam kết.

Những điều cần lưu ý khi doanh nghiệp vừa và nhỏ vay vốn ngân hàng

CB Bank lưu ý rằng, để hạn chế tối đa nguy cơ bị từ chối hồ sơ và tối ưu hóa hạn mức tín dụng được duyệt, doanh nghiệp bắt buộc phải nắm rõ các tiêu chí đánh giá cốt lõi từ phía ngân hàng.

• Xây dựng phương án trả nợ chặt chẽ: Chủ doanh nghiệp cần xác định rõ nguồn vốn tự có, tính toán chi tiết phương án tài chính theo mức lãi suất vay ngân hàng áp dụng và tuyệt đối tránh để xảy ra tình trạng thanh toán nợ quá hạn.
• Bảo vệ lịch sử tín dụng: Lịch sử tín dụng là thước đo uy tín quan trọng nhất, mọi khoản nợ xấu hoặc nợ chú ý đều trở thành rào cản lớn khiến ngân hàng từ chối cấp vốn.
• Khai thác tối đa tài sản thế chấp: Ưu tiên sử dụng các tài sản có tính thanh khoản cao như bất động sản, trang thiết bị, hàng hóa lưu kho hoặc hóa đơn thương mại để gia tăng mức độ tín nhiệm.
• Nghiên cứu kỹ thị trường: Thực tế minh chứng, việc am hiểu thị trường thời điểm vay giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch linh hoạt, từ đó nâng cao cơ hội được duyệt hạn mức lớn.

Một số câu hỏi thường gặp

1Lợi ích của vay vốn doanh nghiệp vừa và nhỏ là gì?

2Thời gian phê duyệt và giải ngân khoản vay dành cho SME thường mất bao lâu?

3Những loại tài sản nào được chấp nhận làm tài sản bảo đảm cho khoản vay của SME?

4Làm thế nào để doanh nghiệp đăng ký vay vốn trực tuyến (Online)?

Quy trình và hồ sơ vay vốn đòi hỏi sự minh bạch tuyệt đối về tính pháp lý lẫn năng lực tài chính của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng phương án kinh doanh khả thi cùng tài sản thế chấp hợp lệ sẽ mở ra cơ hội tiếp cận nguồn vốn ưu đãi. Mời bạn tìm hiểu thêm về các rủi ro tín dụng cần tránh để đảm bảo quản trị dòng tiền an toàn và hiệu quả sau giải ngân.